Đổi nhà, chuyển chỗ ở tại Nhật Bản luôn là một cột mốc thú vị nhưng cũng đầy thử thách. Bên cạnh việc thu dọn đồ đạc, đóng gói hành lý, một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất mà bạn không được phép quên chính là thực hiện thủ tục chuyển vùng (chuyển khẩu) tại Tòa thị chính (Shyakusho / Kuyakusho).

Việc chậm trễ hoặc quên khai báo không chỉ khiến bạn gặp rắc rối với các giấy tờ hành chính sau này mà còn có thể bị phạt tiền, nghiêm trọng hơn là ảnh hưởng đến quá trình gia hạn Visa. Hãy cùng Huy điểm qua quy trình xử lý thủ tục này một cách nhanh chóng và chính xác nhất nhé!

1. Tại Sao Thủ Tục Này Lại Bắt Buộc?

Theo Luật Đăng ký Cư trú tại Nhật Bản, khi bạn chuyển sang địa chỉ mới, bạn có nghĩa vụ phải thông báo cho chính quyền địa phương trong vòng 14 ngày.

  • Giấy chuyển đi (Tenshutsu-todoke – 転出届): Làm tại Tòa thị chính thuộc quận/thành phố cũ trước khi bạn dời đi (hoặc trong vòng 14 ngày sau khi chuyển).
  • Giấy chuyển vào (Tennyu-todoke – 転入届): Làm tại Tòa thị chính thuộc quận/thành phố mới trong vòng 14 ngày kể từ ngày chuyển đến.
⚠️ Lưu ý quan trọng: Nếu quá thời hạn 14 ngày mà chưa hoàn thành, bạn có thể đối mặt với mức phạt hành chính lên tới 50,000 Yen và gặp rắc rối khi làm thủ tục thuế hay gia hạn thẻ ngoại kiều.

2. Giấy Tờ Cần Chuẩn Bị Trước Khi Đi

Để không phải tốn công đi lại nhiều lần, bạn hãy soạn sẵn các giấy tờ sau vào một túi hồ sơ ngăn nắp:

🆔 Thẻ Ngoại Kiều (Zairyu Card)
📖 Hộ chiếu (Passport)
🔏 Con dấu cá nhân (Inkan)
🎴 Thẻ Số Cá Nhân (My Number)
Giấy tờ và con dấu làm thủ tục
Hãy chuẩn bị đầy đủ Thẻ ngoại kiều, Hộ chiếu và con dấu trước khi đến Tòa thị chính.

3. Quy Trình 3 Bước Xử Lý Nhanh Gọn

1 Bước 1: Xin giấy Tenshutsu-shoumeisho tại nơi ở cũ

Đến Tòa thị chính nơi bạn đang sống, tìm khu vực hành chính dân cư (市民課 / 住民課) và lấy mẫu đơn Tenshutsu-todoke (転出届). Nộp đơn kèm Thẻ ngoại kiều để nhận giấy xác nhận chuyển đi (Tenshutsu-shoumeisho).

2 Bước 2: Đăng ký Tennyu-todoke tại nơi ở mới

Mang tờ Tenshutsu-shoumeisho vừa nhận được đến Tòa thị chính quận/thành phố mới. Điền mẫu đơn Tennyu-todoke (転入届) và nộp kèm Thẻ ngoại kiều.

3 Bước 3: Cập nhật địa chỉ lên Thẻ Ngoại Kiều & My Number

Cán bộ Tòa thị chính mới sẽ in địa chỉ mới của bạn lên mặt sau Thẻ Ngoại Kiều và cập nhật chip Thẻ My Number. Như vậy là hoàn tất!

Tòa thị chính Nhật Bản
Quang cảnh bên trong các trung tâm hành chính dân cư tại Nhật luôn minh bạch và có hướng dẫn rõ ràng.

4. Mẹo Nhỏ Giúp Bạn Tiết Kiệm Thời Gian

  • Tránh ngày đầu tuần và cuối tháng: Tòa thị chính rất đông vào thứ Hai và những ngày cuối/đầu tháng do lượng người chuyển nhà tăng cao. Bạn nên đi vào giữa tuần (thứ Tư, thứ Năm).
  • Khung giờ vắng: Khoảng thời gian từ 8:30 – 10:00 sáng thường ít người chờ đợi hơn.
  • Kết hợp làm thủ tục cùng lúc: Tranh thủ cập nhật luôn địa chỉ Thẻ BHYT Quốc dân (Kokumin Kenko Hoken) hoặc làm thủ tục chuyển địa chỉ gửi thư bưu điện (Tenso service).