Ngay sau khi hoàn tất thủ tục nhận nhà hoặc chuyển đến nơi ở mới, công việc hành chính quan trọng nhất bạn cần làm ngay chính là đến Tòa thị chính (City Hall / Ward Office) để đăng ký địa chỉ thường trú (Juminhyo) và cập nhật thẻ My Number.

Việc này không chỉ giúp bạn hoàn thiện nghĩa vụ pháp lý mà còn là cơ sở để đăng ký tài khoản ngân hàng, mua SIM điện thoại hay xin gia hạn Visa sau này. Dưới đây là hướng dẫn quy trình từng bước chi tiết nhất!

1. Giấy Tờ Bắt Buộc Cần Mang Theo

Hãy kiểm tra kỹ túi hồ sơ trước khi rời nhà để tránh trường hợp phải quay về lấy giấy tờ mất thời gian:

🆔 Thẻ Ngoại Kiều (Zairyu Card)
📖 Hộ chiếu gốc (Passport)
📄 Giấy Tenshutsu (Nếu chuyển vùng)
🎴 Thẻ/Giấy báo My Number
🔏 Con dấu cá nhân (Inkan – nếu có)
🏠 Hợp đồng thuê nhà (Xác nhận)
⚠️ Cảnh báo thời hạn: Bạn có nghĩa vụ phải hoàn tất đăng ký cư trú trong vòng 14 ngày kể từ ngày chính thức dọn vào chỗ ở mới. Việc quá hạn có thể dẫn đến mức phạt tiền hành chính lên tới 50,000 Yen!

2. Quy Trình 3 Bước Xử Lý Tại Tòa Thị Chính

1 Bước 1: Điền đơn Tennyu-todoke (転入届)

Đến khu vực Quản lý cư trú (住民課 / 市民課), lấy tờ khai Tennyu-todoke. Điền đầy đủ thông tin cá nhân, địa chỉ mới, ngày chính thức dọn vào và quốc tịch.

2 Bước 2: In địa chỉ mới lên Thẻ Ngoại Kiều

Nộp hồ sơ và đợi gọi số. Cán bộ hành chính sẽ đối chiếu thông tin và dùng máy in chuyên dụng để in địa chỉ mới của bạn lên mặt sau Thẻ Ngoại Kiều (Zairyu Card).

3 Bước 3: Cập nhật chip thẻ My Number & Xin bản sao Juminhyo

Nhân viên sẽ yêu cầu bạn nhập mật khẩu thẻ My Number để cập nhật thông tin chip. Nhân tiện, bạn nên chi 300 Yen để xin 1-2 bản sao Giấy chứng nhận cư trú (Juminhyo) dùng cho các thủ tục khác.

📝 Checklist Công Việc Cần Hoàn Thành Tại Tòa Thị Chính
Tiến độ: 0/4 công việc đã xong
Tòa thị chính Nhật Bản
Nên đến Tòa thị chính vào buổi sáng giữa tuần để tránh thời gian chờ đợi lâu.

3. Mẹo Nhỏ Giúp Thủ Tục Nhanh Chóng

  • Khung giờ vàng: Nên có mặt từ 8:30 – 9:30 sáng. Tránh giờ nghỉ trưa (12:00 – 13:00) và ngày thứ Hai vì lượng người làm hồ sơ rất đông.
  • Nhờ sự trợ giúp: Nếu chưa tự tin về tiếng Nhật, bạn có thể nói: “Juminhyo no tetsuduki wo shitai desu” (住民票の手続きをしたいです), nhân viên sẽ hướng dẫn bạn tận tình từng ô cần điền.